السكرتيرة ومهارات الاتصال الهاتفي
امتاز الاتصال الهاتفي بالسرعة بالإضافة يعطى فرصة للمتحدثين بالنقاش والأخذ والرد كما أصبح في وقتنا الحاضر ومن أهم وسائل الاتصال.
الصفات الواجب توفرها في السكرتير الاتصال الهاتفي؟
1. الصوت الجيد المعبر بخفض صوته تكون الفاضة واضحة للسمع.
2. المجاملة حتى يشعر المتصل بالترحيب.
3. الوضوح والانطلاقة
4. البساطة في استخدام اللغة.
5. المهارات الرد على المكالمات لابد العمل في أدب للاستخدام الهاتف عند الحديث وعند الرد.
6. لابد من إجادة استخدام الأجهزة.
قواعد استخدام الهاتف؟
1. رد على التليفون فورا ولابد إعلان اسم الشركة والإدارة واسم الشخصي.
2. أن يكون مهذبا ودودا.
3. أتحدث في وضوح .
4. إذا كان الشخص المطلوب غير موجود لابد من سأل المتصل إذا كان يرد ترك رسالة له أو يعيد الاتصال به .
5. إذا أراد ترك رسالة لابد من تأكد من اسمه ورقم تليفونه قد دونت بالسجل الخاص للمكالمات.
6. إذا وجهت بمكالمة بالخطاء فأعتذر واعد التوجيه مرة أخرى.
بعض نصائح عامة للاستخدام الهاتف؟
1. لا بد وضع الهاتف في الجهة ليسرى لكي يسهل عليك الرد لان اليد اليمنى تكتب البيانات.
2. كن حريصا وجود السماعة في مكانها الصحيح .
3. في حالة غياب المدير لابد من تسجيل المكالمة وذكر اسم المتصل ورقم هاتفه وزمن الاتصال.
4. لا تنسى بالاحتفاظ بدفتر دليل الهاتف لنفسك لأكثر الأرقام الهاتف المستعملة في مؤسسة.
5. ضع اعتبارا أنت لأتمثل نفسك ولكن أنت تمثل المؤسسة ومديرك.
(( كما يحكم المتصل على معاملة السكرتير كونها ممثلة للمنشأة الذي قامت بتوظيفها إذا لم يلقي المتصل تحيه واضحة مهذبة سوف يميل له فكرة سيئة عن المنشاة بكاملها وعلى السكرتير أن تكون مهذبة ، ودوده,حسنة التقدير)).
المراجع:
vtc-an-yasmin.blogspot.com/
اعمال السكرتارية / جون هاريسون.
لولوة التركي
تم الاطلاع ، امل كتابة المرجع بالصورة الصحيحة
ردحذف