أهمية إدارة وتنظيم المعلومات للسكرتير

التنظيم وسيلة يمكن من خلالها تنسيق جهود وقدرات ومواهب الأفراد لضمان تحقيق الأهداف. لا أحد يستطيع أن ينكر أن التنظيم للمعلومات وحفظها في ملفات له أهمية كبيرة في نجاح السكرتير في حياته العملية.

فهناك عدة طرق لضمان حفظ المحفوظات وعدم تلفها أو ضياعها، وهي:

· التنظيم الفني للمحفوظات

· التصنيف 

· الترتيب 

· إعداد الفهارس

أولا: التصنيف
تعريف التصنيف *

التصنيف هو تقسيم المستندات إلى مجموعات متماثلة تجمع كل منــها صفة مشتركة، ذلك تمهيدا لترتيبها وحفظها تحت تسمية واحدة تدل عليها. ومن الأمثلة عليها:

1. التصنيف الجغرافي. 2. التصنيف الموضوعي . 3. التصنيف الشكلي. 

ثانيا: الترتيب
تعريف الترتيب*

هو عبارة عن تنظيم المستندات بطريقة معينة ليسهل الرجوع إلى أي منها في اقل وقت وبأدنى جهد. ومن طرق التدريب:

1. الترتيب التاريخي. 2. الترتيب الهجائي. 3. الترتيب الرقمي.


ثالثاً: الفهرسة
*تعريف الفهرسة
أداة نستطيع من خلالها الوصول في سهولة ويسر إلى بيانات ومعلومات تم تصنيفها وترميزها وترتيبها. تضم العناوين والاسماء والملفات:

1. فهرس السجل. 2. فهرس المطبوع. 3. فهرس البطاقي.

المراجع:

http://17february.ahlamontada.com/t27-topic

-ملزمة تنظيم المعلومات للأستاذة فاطمة الشريم

رهف المعجل