السكرتير والاجتماعات

    يكون الاجتماع في لقاء بين أكثر من شخص في مكان وزمان محددان للتشاور وتبادل الآراء في موضوع معين أو حل مشكلة ما لاتخاذ قرار بشأنها.

    وتعتبر الاجتماعات أجدى وسائل الاتصال الهامة في المنشآت على اختلاف أنواعها، والاجتماعات مهما اختلفت صورها وأشكالها واهدافها، فإنها تعمل وتساعد في الوصول الى قرارات معينة بالنسبة لبعض المسائل والمشاكلات، وتعتبر في الوقت نفسه اسلوبا لتوصيل المعلومات والبيانات والخبرات بين الافراد على اختلاف مستوياتهم الادارية.

وتكمن أهمية الاجتماعات في الأمور التالية:

· جماعية القيادة.
· توفر عدة اشخاص يشاركون في طرح الآراء – أي التعاون بين الأعضاء –.
· التنسيق بين الادارات المختلفة، من حيث وجهات النظر وطبيعة الاعمال.
· تساعد الاجتماعات على الدراسة العلمية للموضوعات المطروحة بساط البحث.
· تساهم في النمو المهني للأعضاء المشاركين في الاجتماعات، وكذلك تزيد من معارفهم العلمية والثقافية. 

    ولكي يكون الاجتماع ذا قيمة وإنتاج ويستفاد منه لابد من وجود الإعداد له قبل بدئه وحسن الإدارة أثناءه والمتابعة فيما بعده، وعلى هذا النحو يمكننا أن نقسم دور وعمل السكرتير في إدارة الاجتماعات:

1. دور السكرتير قبل الاجتماع: 

· تحديد موعد الاجتماع ومكانه، وإعداد جدول أعمال الاجتماع طبقاً لتعليمات الرئيس.
· إعداد الدعوة للاجتماع وارسالها للأعضاء قبل موعد الاجتماع بوقت كاف.
· التأكد من صلاحية قاعة الاجتماع، والتأكد من عدد المقاعد، توافر جميع وسائل الراحة، أجهزة التسجيل أو مكبرات الصوت والتأكد من صلاحيتها للعمل، وتأمين الأدوات الكتابية اللازمة.
· تحضير الاوراق والمستندات والملفات والإحصاءات التي قد تلزم اثناء الاجتماع. 

2. دور السكرتير اثناء الاجتماع:

· تسجيل اسماء الحاضرين للاجتماع واسماء الغائبين والمعتذرين.
· تلاوة محضر الاجتماع السابق، واخذ الموافقة عليه، او تسجيل أي اعتراض على بعض النقاط.
· تسجيل وقائع الاجتماع، القرارات التي يتوصل اليها المجتمعون باختصار ومن غير اخلال بالمعنى.
· أن يكون متيقظا لكل ما يدور في الجلسة، وأن يكون الساعد الأيمن لرئيسه لتذكيره ببعض المعلومات.

3. دور السكرتير بعد الاجتماع:

· أن يعيد قاعة الاجتماعات إلى وضعها الطبيعي، بعد انتهاء الجلسة.
· التأكد من أن كافة الاوراق والمخلفات التي قد يتركها الاعضاء قد اعيدت لأصحابها.
· كتابة محضر الاجتماع فورا بعد الاجتماع حيث تكون جميع وقائع وتفاصيل الجلسة لا زالت ماثلة في ذهن السكرتير.
· اعتماد – توقيع – محضر الجلسة بعد كتابته من الرئيس، ثم القيام بطباعته وارساله للأعضاء لدراسته.
· يقوم بنسخ القرارات الخاصة بكل ادارة او هيئة ويرسلها اليها للتنفيذ مع الاحتفاظ بصورة من كل نسخة في ملفاته.

المصادر والمراجع 

· كتاب السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب – أحمد محمود عبد الرب – مكتبة معهد الإدارة العامة.
· http://sst5.com/readArticle.aspx?ArtID=9&SecID=17
· http://www.mawhopon.net/?p=2407

إعداد الطالبة: روابي الصفيان