السكرتير والعلاقات العامة
العلاقات العامة عملية مستمرة تقوم بها إدارة المؤسسة للفوز بثقة مستخدميها والجمهور عموما والعاملين وغيرهم، وذلك لكسب الثقة والتفاهم. والهدف الأسمى للعلاقات العامة هو تحقيق انسجام والتوافق بينهم جميعاً.
وظائف العلاقات العامة:
- مساعدة الجمهور على تكوين رأيه وذلك بمده بكافة المعلومات ليكون رأيه مبنيا على أساس من الحقائق.
- التأكد من أن جميع الأخبار التي تنشر للجمهور صحيحة وسليمة من حيث الشكل والموضوع
- تهيئة جو صالح بين المؤسسة الموظفين وبين الموظفين بعضهم البعض داخل المؤسسة.
- جمع ودراسة وتلخيص جميع المسائل التي تهم الإدارة العليا ورفعها إليها.
الصفات الواجب توافرها في السكرتير "العلاقات العامة"؟
القدرة على التأثير في نفوس الناس وإقناعهم بلباقة من خلال خبرته بالنفس البشرية والجماعية الإنسانية ومعرفته بكيفية التوجيه والإرشاد.
لا بد أن يكون السكرتير ذكيا ناضج الشخصية آهلاً الثقة والاتزان والشجاعة الأدبية من أهم الصفات.
لا بد من توفر القدرة والموهبة الفنية لأنه يحاول إقناع الناس بوسائل النشر والإعلام المختلفة فمن الضروري أن يجيد الكتابة ويحسن التعبير عن الحقائق بدقة وإيجاز وعرض أخبار المؤسسة عرضاً شائقاً
السكرتير والزوار:
حسن استقبال الزوار ولطف معاملتهم يعتبر جزاءا هاما من العلاقات العامة الطيبة التي يخلقها السكرتير مع جمهور المؤسسة، ويجب على السكرتير أن يكون ممن يجيدون التعامل مع مختلف الأشخاص وان يكون بشوشا هادئ الأعصاب دائما، يمكنه معالجة الأمور بحكمة وسياسة، وبصفة عامة يكون من الأشخاص سريعي التصرف، حادي الذكاء.
العلاقات الإنسانية:
السكرتير هو وحدة الاتصال في المكتب فالسكرتير يرتبط بعلاقات متعددة مع المدراء أو الرؤساء ومع المرؤوسين ومع الزملاء في العمل إضافة لعلاقاته العامة مع الجمهور وعلى السكرتير أن ينمى علاقاته العامة والإنسانية مع جميع الفئات.
أولا تعامله مع الرؤساء:
تختلف علاقة السكرتير من فئة إلى أخرى أساس العلاقة مع الرؤساء هي الاحترام المتبادل والتقدير حيث يعتبر السكرتير الساعد الأيمن للمدير
الطريقة المثلى لتوطيد علاقات السكرتير مع المدير والرؤساء:
- أن يعمل السكرتير على فهم المدير من جميع الجوانب الشخصية والنفسية والانفعالية وما يرغب به وما لا يرغب به ما يحب وما يكره وذلك يساعد السكرتير على معرفة الطريقة التي تدعم علاقته الإنسانية مع المدير
- أن يعمل السكرتير على اكتشاف هوايات المدير وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر لان العلاقات الإنسانية يمكن تدعيمها من خلال الاهتمام المتبادل بالميول والهوايات
- أن روح المجاملة والكياسة التي يجب أن يتمتع بها السكرتير تساعد على تدعيم العلاقات مع الرؤساء والمدراء والابتسامة تساعد على حيوية العلاقات مع الرؤساء بحيث تجعل جو مريح لجميع الأطراف
قيام السكرتير بجميع أعماله بدقة متناهية وإتقان وتلبية جميع متطلبات المدير من المعلومات والاتصالات الضرورية تساعد على تدعيم العلاقة بين السكرتير والمدير
ثانيا: السكرتير وعلاقته مع الموظفين:
أن بناء علاقة وطيدة مع زملاء العمل تجعل من الموظفين في المكتب أسرة واحدة مع وحدة المشاعر والآمال والمشاركة الوجدانية
ويوجد في المكتب عدة مجموعات
- قدماء الموظفين: وهم الموظفين التي مضت على عملهم سنوات طويلة في المكتب وتربط هؤلاء الموظفين مع المدير ذكريات مهنية مشتركة ويتصفون بولاء وانتماء إلى المكتب أكثر من أية فئة أخرى وعلى السكرتير التعامل معهم بتقدير واحترام وتلبية طلباتهم
-مجموعة العاملين في السكرتارية: وهم زملاء عمل واحد وعليه ألا يشعرهم بالتعالِ عليهم أو التميز وان يشاركهم في السراء والضراء ويتجنب الغرور الذي يبعده عن المجموعة وأن يكون خدوما متعاون ملبيا لطلباتهم
- الموظفين الجدد: يحتاج الموظفين الجدد للمساعدة حيث يصعب عليهم الدخول في المجموعة القديمة من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدته ويجب على السكرتير مساعدة هؤلاء الموظفين على التكيف مع ظروف العمل الجديد وللدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء
ثالثا: التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى:
تعتبر مجموعة النشاطات والجهود لتدعيم العلاقات بين المكتب والجمهور الخارجي لكسب تأييدهم مكونين رأى عام مساند للمؤسسة
والسكرتير هو المرآة التي تعكس صورة المكتب سلبا أو إيجابا في أذهان الجمهور خارج المؤسسة
نوف المتعب
المرجع:
1- http://www.abahe.co.uk/executive-secretarial-and-office-management-enc/ 63197-secretary-and-public-relations.html
2- كتاب }السكرتارية المتخصصة، محمد عامر{
تم الاطلاع ، امل كتابة المرجع بالصورة الصحيحة
ردحذف