السكرتارية والبريد

البريد الوارد والصـادر

إن الإشراف الكامل على بريد المؤسسة الوارد والصادر عامل هام لأمن معلوماتها ، 

وسلامة محفوظاتها ، وسرعة وصول الأوراق إلى المختصين ، لإجراء اللازم فيها. 

وفي المؤسسات الصغيرة يقوم موظف واحد أو اثنان باستلام البريد الوارد ، 

وتصدير البريد الصادر، وتصنيف الأوراق وحفظها في الملفات، ويتم ذلك كلهم 

بسرعة إذ يتم تسليم البريد الوارد في الحال، كما يتم تصدير الرسائل بسرعة، وتحفظ 

الأوراق يوماً بيوم وفي المؤسسات الكبيرة يقوم إشراف الموظف أو أكثر بإنجاز 

عملية واحدة وتكون جميع هذه العمليات تحت إشراف مدير المحفوظات.

وينقسم البريد كمهمة إلى ثلاث أنواع:-

1- بريد وارد.
2- بريد صادر.
3- متابعة البريد الوارد.


هذا ويمثل البريد الوارد كافة المكاتبات الورقية والمراسلات التي ترد للمنظمة من غيرها من الجهات الأخرى التي تتعامل معها سواء كانت المنظمات أو الشركات أو الأفراد، بينما يمثل البريد الصادر كل ما تعده من مكاتبات وتوجهه إلي غيرها خارج المنظمة، أما المتابعات فيقصد بها متابعة البريد الوارد للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه في الوقت المناسب والمحدد لإنهائها. وتستنفذ إجراءات التعامل مع البريد الوارد والصادر جزء كبيراً من وقت وجهد الموظفين، مما يتطلب وضع النظم وتحديد إجراءات العمل التي تكفل سرعة وسلامة الأداء مع الاهتمام بتدريب الموظفين لرفع كفايتهم.


وهناك مجموعة من القواعد العامة لإجراءات قيد وتسليم أوراق البريد الصادر والوارد من أهمها:-

•  حتى يسهل متابعة أوراق البريد الصادر والوارد يراعى بقدر الإمكان الإقلال من عمليات القيد ويحسن عدم إعطاء الخطاب الوارد أو الصادر أكثر من رقم.
•  مراعاة تسليم الأوراق للمختص في نفس يوم ورودها أو صدورها.

• تبسيط الإجراءات والإقلال من كثرة التأشيرات، وذلك بتجنب عرض الأوراق على أكثر من مسئول.

• عند تسجيل الأوراق يراعى إعطاء بيان واضح حتى يسهل متابعتها وتحديد المسئولية.

•  يراعي أن يبدأ ترقيم الخطابات بأرقام مسلسلة من أول يناير من السنة، ويستمر الترقيم المسلسل حتى آخر ديسمبر من نفس السنة

المراسلات الواردة:

يجب أن يعمل القسم على وصول المكاتبات إلى الإدارات المختلفة في وقت مبكر ، كما

يجب وضع النظام الذي يكفل المحافظة على مراسلات المنشأة وأموالها إذ قد يدر إليها

شيكات او حوالات بريدية وأشياء هامة او قيمة او حيوية

اجراءات معالجة البريد الوارد:

• استلام البريد يقوم السكرتير أو الموظف المختص باستلام البريد حسب مصادر قدومه
•  من صندوق البريد الخاص بالمنشأة في مكتب البريد
•  من مكتب البرقيات
•  من ناقل خاص )البريد السريع(: فيديكس , دي إتش إل ......
•  من البريد الالكتروني: يتم استلام البريد االلكتروني الخاص بالمنشأة من خلال جهاز الحاسب الالي الموجود لدى السكرتير أو الموظف المختص العميل أو المراجع
•  الفاكس والتلكس

-2 الفرز المبدئي:

يقوم السكرتير بفرز البريد إلى الأنواع التالية :

•  برقيات وبريد الكتروني
• رسائل سرية
•  رسائل عامة )رسمية(
•  رسائل خاصة

-3 فتح الرسائل يدويا أو آليا:

يقوم الموظف بفتح الرسائل العامة والبرقيات والبريد الألكتروني فقط وفي حالة البريد الألكتروني يقوم السكرتير بفتح برنامج outlook واستعراض الرسائل وفي حال وجود رسائلل تخص إدارات مختلفة ووجود شبكة حاسب يقوم بتحويل تلك الرسائل إلى تلك الأدارات مع تزويدد المدير بصورة عنها .



-4 التأكد من محتويات المادة البريدية من حيث:

•  أن عنوان المادة البريدية المستلمة يخص الجهة وإلا تعاد إلى المصدر
•  أن مرفقات المادة البريدية كاملة وفي حال وجود نقص يتم إشعار الجهة المرسلة
•  أن المادة المرسلة موقعة من قبل المرسل وإلا يتم إعادتها للمرسل
•  أن رقم الرسالة الموجود داخل الرسالة هو نفس الرقم الموجود على ظرف الرسالة

-5 ختم البريد الوارد:

- يجب وضع ختم البريد الوارد على وجه المادة المرسلة في الجهة اليسارية السفلية أما في حالة البريد السري فيتم الختم على ظرف الرسالة دون فتحها . يجب أن يحتوي ختم البريد الوارد المعلومات التالية :

· اسم الجهة

· رقم البريد الوارد- التاريخ

· المرفقات

· القسم المحال إليه


-6 عرض البريد على المدير:

يجب وضع البريد المستعجل في الأعلى ويفضل البريد العادي الذي يتكرر مجيئه إلى المكتب في مجموعة مستقلة .


-7 فرز البريد حسب جهات الإحالة:


يقوم السكرتير بفرز البريد حسب جهة الأحالة بشكل مجموعات حسب الإدارات أو الاقسام وذلك بوضع كل قسم أو إدارة في سلة مختلفة عن الأخرى .


-8 تسجيل البريد الوارد:

يقوم السكرتير بتسجيل البريد الوارد في نموذج مكرر ) أصل + صورتين ( وذلك وفقا لما يلي :

•  يسجل بريد كل قسم أو إدارة في نموذج مستقل عن الإدارات الأخرى
•  جميع المواد البريدية عامة أو سرية لكل الأقسام تأخذ رقما متسلسل يبدأ مع بداية السنة وينتهي في نهايتها .
•  البريد السري يجب تسجيله في نموذج البريد الوارد ويمكن الإشارة إلى سرية المادة البريدية في خانة الموضوع .
•  دور السكرتير أو الموظف المختص تسجيل أرقام البريد الوارد والجهة في النموذج

-9 تعبئة خانات ختم البريد الوارد من حيث الرقم والتاريخ وجهة الإحالة والمرفقات

10- تسليم البريد الوارد إلى الإدارات والأقسام :


يقوم الموظف بإرسال البريد الوارد بالإضافة إلى نموذج البريد الوارد مع المراسل ويقوم سكرتير كل قسم أو إدارة بالتوقيع على أصل النموذج واستلام صورة عنه بالإضافة على البريد الوارد له .


1- البريد الشخصي الخاص ال يتم تسجيله وال فتحه إال بإذن مسبق من صاحبه . 

2- معالجة البريد أثناء غياب المدير:

على السكرتير معرفة ما هو الإجراء المطلوب منه اتخاذه حيال البريد أثناء المدير فقد يكون من الضروري إرسال كافة المراسلات التي تتطلب اتخاذ قرارات إلى المدير الأعلى أو نائبه والقيام ببعض الأجراءات الروتينية بخصوص بعض الرسائل.


3- متابعة البريد الوارد:

من خلال القيام ببعض الخطوات لمعرفة ماذا حدث للرسالة القادمة للجهة . تهدف المتابعة إلى تقليل عملية التأخير في الرد على المراسلات وتقليل المتابعة من قبل المرسل فهي تهدف إلى عكس صورة حسنة للمنظمة لدى المرسل أو الجهة المتعامل معها .

البريد الصادر:

يجب على المؤسسة الأهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعا عنها للجهات المصدرة إليها , بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة.

الإجراءات الخاصة بالبريد الصادر:

- يقوم السكرتير بإعداد المادة المرسلة وغالبا ما تكون رد على رسالة واردة أو طلب معلومات من جهة ما . وعند إعداد مسودة الرسالة وعرضها على المدير وموافقته عليها يقوم السكرتير بطباعتها ومراجعتها بحيث تحوي ما يلي :


· البسملة لأن كل عمل لا يبدأ باسم الله فهو أبتر )حديث نبوي(


· اسم الجهة المرسلة

· الرقم

· التاريخ

· المرفقات

· الموضوع وهو عبارة عن ملخص صغير للرسالة

· المرسل إليه وعنوانه

· تحية االفتتاح

· التوقيع



خطوات معالجة البريد الصادر:

1- فرز البريد الصادر إلى مجموعات حسب طريقة الأرسال : بريد عادي , ناقل خاص , برقية...

2- تسجيل البريد الصادر في نموذج البريد الصادر الذي يبدأ برقم متسلسل من بداية العام وينتهي بنهايته .

3- تصوير البريد الصادر : يجب أخذ صورة عن البريد قبل إرساله وذلك لغرض المتابعة ويتم ختم الصورة بخاتم وفق الأصل.

4- وضع العنوان على الظرف:


- يجب وضع عنوان المرسل إليه في الوسط وغلى اليمين

- يجب وضع عنوان المرسل في الأعلى وإلى اليسار .

- ينبغي ترك مسافة للطوابع والأختام في الأعلى جهة اليمين .


-5 طي وإدخال الرسالة في الظرف:

يجب قبل طي الرسالة وإدخالها في الظرف التأكد مما يلي :


· هل العنوان الموجود في الرسالة مطابق للعنوان الموجود على الظرف؟

· هل الرسالة تم توقيعها من صاحب الصالحية؟

· هل مرفقات الرسالة كاملة؟

· هل شكل الرسالة يوحي بالأرتياح والجاذبية؟


-6 تسجيل رقم الصادر على الظرف وفي حالة البريد السري يتم كتابة سري في خانة الموضوع في نموذج الصادر.


-7 تسليم البريد الصادر حسب طريقة توزيعه بحيث يقوم المراسل باستلام البريد الصادر الذي سيتم توجيهه بالبريد العام إضافة إلى نموذج الصادر. وفي حالة البريد السريع يتم الاتصال عليه لاستلامم البريد بعد أخذ توقيعه على نموذج الصادر .



الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر:


· الأختام

· آلات فتح المغلفات

· آلات إغلاق المغلفات

· آلات طي الرسائل

· الات العنونة

· آلات وضع الطوابع

المراجع:

معالجه البريد الوارد للمنشأه - د. نبيهة جابر

كتاب البريد الوارد والصادر / إعداد سيد حسب الله ، محمد الغزالي

كتاب إدارة المكاتب والأعمال المكتبية / مصطفى نجيب شاويش

عمل المتدربة: إيمان الحباس