السكرتير وإدارة الوقت
الوقت من ذهب، لذا يتحمل السكرتير مسئولية التأكد من كون الوقت الذى يمضيه في العمل وقتاُ منتجاُ، وتعتبر القدرة على إستغلال الوقت بكفاءة وفعالية واحدة من أعظم المهارات التي يمكن لسكرتير المكتب إمتلاكه، فهو في أمس الحاجة لأن يكون مدركاً للأشياء التي تؤثر على كمية ونوعية العمل الذي يؤديه، كما أنه في حاجة لأن يكون قادراً على تحديد الأولويات والتخطيط لنشاطاته بذكاء.
أهمية إدارة الوقت:
1. رفع الإنتاجية والسرعة في إنجاز المهام.
2. إيجاد حلول سريعة للمشاكل بجهود أقل.
3. تحقيق الاستقرار بشتى المجالات سواء النفسية أو العاطفية أو الاجتماعية.
4. تساعد إدارة الوقت على تحسين نوع العمل وإنجازه بوقت قياسي وبالتالي الحصول على نتائج أفضل.
التعرف على ((مضيعات الوقت)) ليمكن التخلص منها للمساعدة على زيادة الإنتاج.
مضيعات الوقت:
1. إستخدام الهاتف في مكالمات مطوله.
2. زائرو المكتب.
3. العمل الورقي.
4. الأزمات وأثرها في ضياع وقت العمل بالمكتب.
5. إنتظار الآخرين.
6. تأجيل القيام ببعض الأعمال من حين لآخر.
7. المهام المتكررة (العمل لروتيني وكيفية التغلب عليه).
متطلبات تنظيم الوقت
إن تنظيم وإدارة الوقت لا تختلف عن تنظيم وإدارة العمل وبالتالي فإن تنظيم وإدارة الوقت تتطلب من السكرتير القيام بما يلي:
1. تحديد الواجبات والأنشطة التفصيلية التي يقوم بها مؤدى الخدمة.
2. دراسة وتحليل هذه الأنشطة لمعرقة مواطن الازدواج والتدخل للتخلص منها.
3. وضع خطة عمل زمنية يتم أداء الخدمة من خلالها بشكل أفضل لكل نشاط من أنشطة العمل.
بعض الحقائق المتعلقة بالوقت:
1. يتميز الوقت بأنه لا ينتظرك حتى تستخدمه، فإما أن تدعه يمر او تستخدم كل دقيقة منه.
2. الوقت شيء محدد، يتميز من حيث المرونة بالجمهور لا يمكن أن تزيد منه.
3. لا يمكن تعريض الوقت، فاليوم الذي يضيع لا يمكن تعويضه.
4. ليست هناك عينات مجانية للوقت فكل دقيقة لها تكلفة حقيقية.
وبعض النصائح تساعد السكرتير لإدارة الوقت:
للسيطرة السكرتير على وقته في العمل حاول التحكم في الأمور التالية:
1. التعامل مع الأعمال الورقية.
2. مهارة القراءة.
3. تفويض الأعمال للآخرين.
4. التخطيط للوقت.
ومن مهارات السكرتير الناجح يكون متمكن من إدارة وتنظيم الوقت في المكتب وفي أعماله اليومية.
المراجع
· إدارة وتنظيم المكاتب الحديثة، سيد حجاج بدر.
· http://mawdoo3.com/%D9%85%D9%81%D9%87%D9%88%D9%85_%D8%A5%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%A9_%D8%A7%D9%84%D9%88%D9%82%D8%AA
زينب سلمان المرزوق
تم الاطلاع ، امل كتابة المرجع بالصورة الصحيحة
ردحذف