مظهر السكرتير الشخصي

            يعتبر السكرتير المساعد الأيمن للمدير، وهو الصورة التي تعكس سمعة المكتب أمام المراجعين والزوار. ان معظم الزوار والمراجعين لا يحكمون على المكتب الذي يظهر فيه السكرتير امام الجمهور والمراجعين إضافة الى الزملاء والمدير من الأهمية بحيث أن يؤخذ في الاعتبار. فيما هو المظهر الأمثل الذي يجب أن يتمتع به السكرتير ليعطي أفضل صورة لمن يتعاملون معه؟

الصفات الجسمية: ان غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة للسكرتير عليها ويجب على كل من سيعمل في مجال السكرتارية ان يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من العاهات غير العادية.

الصفات الصحية: يجب على السكرتير ان يعتني بصحته جيدا وان يتمتع بصحة جيدة تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل اعمال المدير والمكتب.

النظافة: أي ان يعتني السكرتير بنظافة ملابسة مع الاهتمام بنظافة الجسم وتقليم الاظافر وتسريح الشعر ونظافة الشعر، أضافة الى تلميع الحذاء.

الملابس: ان الملابس المكتب تختلف عن ملابس الشخص خارجه، ويجب ان تكون ملابس السكرتير متناسقة الألوان وان لا يظهر الطاووس باستعمال الملابس الزاهية الألوان. فملابس المكتب عادية تليق بمكان العمل.

التجميل: المكتب هو المكان الذي يمارس فيه المهمات وينجز فيها السكرتير المهارات الأساسية المطلوبة منه. كما انه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير الجمهور والزملاء والمدراء. لذلك يجب ان يظهر السكرتير بمظهر عادي دون تكلف وتصنع مع الاهتمام بكيفية استعمال المساحيق بشكل خفيف.

اعتقد ان السكرتارية من أهم الوظائف التي تعتمد على الشخصية أكثر من المنظر ولو بنسبة قليلة للأسباب التالية:

عندما يواجه السكرتير مشكلة معينة فان الحل لا يكون في المظهر بل في الشخصية التي يتصف بها السكرتير والمهارات التي يمتلكها من اجل تجاوز هذه الأزمة.

غالبا ما يكون الجمال والمظهر ذا صفة مؤقتة وغير دائمة ولهذا فان الشخصية اللبقة والأنيقة تستحوذ على انتباه وروح العميل عندما يأتي للشركة.

عندما يأتي العميل للشركة فانه لا يبحث عن الجمال والمظهر لأنه من الممكن ان يجد مثل هذه المواصفات في المولات والأسواق الأماكن العامة ولكنه أتى الى هذا المكان ليحصل على معلومة معينة وليس على مظهر.

مع التنبيه الى أن للجمال مواقع معينة يجب على الشركة ان لا تتجاهلها مثل شركات التجميل والكوافير وغيرها من المحال التي ترتبط بالجمال بشكل كبير.

المراجع:

·       https://www.bayt.com/ar/specialties/q/127437/هل-السكرتاريه-تعتمد-على-المظهر-ام-الشخصيه

·       إدارة وتنظيم الكتب الحديثة، سيد حجاج بدر،ص174

ابتسام رابح