السكرتيرة وترتيبات السفر للرئيسة

السكرتيرة وترتيبات السفر والحجز:

تقوم السكرتيرة بالإجراءات الضرورية التي تساعد الرئيسة في سفرها وتوفر لها سبل الراحة قبل وأثناء وحين عودتها، كما تختلف سياسية تنظيم سفريات الرئيسة والإعداد لها من جهة إلى أخرى وتحمل السكرتيرة عبئا كبيراً في الإعداد لهذه المهمة ويتلخص ذلك فيما يلي:

أولا: تحديد مكان وزمان السفر:

تحدد الرئيسة موعد ومكان الزيارة وتقوم السكرتيرة بتحضير مستلزمات السفر في الوقت المناسب كالوثائق والملفات وتذاكر السفر وأماكن الإقامة والمعلومات الضرورية المتعلقة بطبيعة العمل، وتستفسر عن وسيلة السفر المفضلة لدى الرئيسة.

ثانيا: إجراءات حجز وسيلة ومكان الإقامة:

1.     تقوم السكرتيرة بالحجز في كل محطة توقف أو انطلاق إما هاتفياً أو برقياً أو شخصياً أو بواسطة إحدى وكالات السفر.

2.     تحديد الفنادق التي ترغب الرئيسة الإقامة بها.

3.     تحديد مكان الإقامة بوضوح إن كانت في غرفة أو جناح، ونوع الخدمة المطلوبة. 

4.     تقوم السكرتيرة بإبلاغ الفندق باسم الرئيسة ومركزها وموعد وصولها.

ثالثا: إجراءات تصاريح الدخول والمغادرة:

تشترط بعض محطات القطارات أو النقل الحصول على تأشيرة دخول مسبقة، وأن يكون جواز السفر أو وثيقة السفر سارية المفعول فعلى السكرتيرة أن تدون أسماء هذه المحطات في قائمة خاصة للرجوع إليها عند الحاجة.

رابعا: تأكيد موعد السفر:

تشترط بعض الشركات أن يتم تأكيد الحجز مسبقا قبل أربع وعشرين ساعة فعلى السكرتيرة أن تتابع ذلك مع رئيستها.

خامسا: تأمين الوثائق المطلوبة:

مثل الشهادة الطبية وغيرها من الوثائق فعلى السكرتيرة أن تكون على علم بما يتطلبه السفر من شهادات ووثائق شخصية.

سادساً: المصارف الأخرى:
1- شيكات سياحية:

هي عبارة عن إصدارات من قبل مصارف أجنبية أو محلية قوية بإحدى العملات الأجنبية كالدولار وتكون الإصدارات مقبولة لدى فروع هذه المصارف أو لدى عامل معها في الخارج.

2- فتح الاعتمادات:

ويتم ذلك عن طريق الاتفاق مع المصارف المحلية التي تتعامل معها المنشأة لتقوم هذه البنوك بدفع المبالغ المطلوبة بالعملات الأجنبية المستحقة على المنشأة في الخارج وذلك مقابل العملة المحلية.

3- شيكات الأرصدة الدائنة:

تقوم بعض الشركات العالمية أو المحلية وخاصة المصارف التجارية بإصدار بطاقات خاصة لمن يرغب من رجال الأعمال أو غيرهم من الفئات لاستعمالها داخليا وخارجيا، وذلك بعد أن يقوم هؤلاء الأشخاص بفتح حسابات جارية في هذه الشركات، كما أن هذه البطاقات معترف بها دوليا ويتمكن حاملها من دفعها إلى الفنادق والمطاعم ومكاتب السفر وللبنوك في حالة عدم توفر العملات الأجنبية او المحلية وتسجيل هذه على حساب الشركات التي أصدرتها.

سابعا: إعداد جدول يفصل مواعيد السفر:

أي تقوم السكرتيرة بإعداد جدول يبين مواعيد السفر والمقابلات ويضم الجدول خلاصة للحاجات الأخرى كالمستندات والملفات اللازمة ولا مانع من تزويد الرئيسة بخريطة للمحطات والأماكن التي ستزورها، بعد ذلك تقوم السكرتيرة بعد التنسيق مع الرئيسة بإبلاغ كافة الأشخاص والهيئات والمؤسسات التي ستزورها الرئيسة، والهدف من تلك الزيارة لأخذ الموافقة المسبقة عليها.

ثامنا: إعداد أوراق العمل والكشوفات والوثاق اللازمة:

أي يقوم السكرتير بجمع وإعداد المعلومات والبيانات والأوراق والوثائق الخاصة بالعمل والتي قد يحتاجها الرئيس في مهمته وعليه أن يقوم بترتيبها حسب الجدول المعد لكل مقابلة، كما يخصص ملفا لكل اجتماع أو مقابلة إذا لزم الأمر.

تاسعا: إدارة المكتب أثناء غياب الرئيسة:

فيما يلي أهم الأعمال التي قد تقوم بها السكرتيرة أثناء غياب الرئيسة:
1-  تقوم بإنجاز الموضوعات التي لم تتم إذا كانت مكلفة بذلك.
2-  إقرار بعض الأعمال التي تستطيع القيام بها إذا كانت ضمن اختصاصها .
3-  تحويل الأعمال التي لا تستطيع حلها إلى الجهات المختصة.
4-  تجميع الأمور الباقية والتي لم يتخذ قرار بشأنها في ملف خاص للمتابعة مع الرئيسة بعد عودتها.
5-  إعداد قائمة بأسماء الزوار والمراجعين الذين زاروا المكتب أو اتصلوا بالرئيسة أثناء غيابها.
6-  كتابة تقرير بالأعمال الهامة التي تمت أثناء غياب الرئيسة، ويمكن إرسال نسخ عنها أو تبليغها بها هاتفيا إذا لزم الأمر.
7-  تقوم باطلاع الرئيسة على الأمور الهامة التي اتخذت في غيابها.

المراجع:

·        http://www.abahe.co.uk/executive-secretarial-and-office-management-enc/63203-travel-arrangements-for-the-manager.html

·        السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب: أحمد محمود، الرياض، معهد الإدارة العامة.
وجدان سعود آل محمسه

السكرتير والعلاقات العامة

مفهوم العلاقات العامة:


العلاقات العامة عملية مستمرة تقوم بها إدارة المؤسسة للفوز بثقة مستخدميها والجمهور عموما والعاملين وغيرهم، وذلك لكسب الثقة والتفاهم. والهدف الأسمى للعلاقات العامة هو تحقيق انسجام والتوافق بينهم جميعاً.

وظائف العلاقات العامة:


- مساعدة الجمهور على تكوين رأيه وذلك بمده بكافة المعلومات ليكون رأيه مبنيا على أساس من الحقائق.



- التأكد من أن جميع الأخبار التي تنشر للجمهور صحيحة وسليمة من حيث الشكل والموضوع



- تهيئة جو صالح بين المؤسسة الموظفين وبين الموظفين بعضهم البعض داخل المؤسسة.



- جمع ودراسة وتلخيص جميع المسائل التي تهم الإدارة العليا ورفعها إليها.






الصفات الواجب توافرها في السكرتير "العلاقات العامة"؟



القدرة على التأثير في نفوس الناس وإقناعهم بلباقة من خلال خبرته بالنفس البشرية والجماعية الإنسانية ومعرفته بكيفية التوجيه والإرشاد.




لا بد أن يكون السكرتير ذكيا ناضج الشخصية آهلاً الثقة والاتزان والشجاعة الأدبية من أهم الصفات.



لا بد من توفر القدرة والموهبة الفنية لأنه يحاول إقناع الناس بوسائل النشر والإعلام المختلفة فمن الضروري أن يجيد الكتابة ويحسن التعبير عن الحقائق بدقة وإيجاز وعرض أخبار المؤسسة عرضاً شائقاً



السكرتير والزوار:



حسن استقبال الزوار ولطف معاملتهم يعتبر جزاءا هاما من العلاقات العامة الطيبة التي يخلقها السكرتير مع جمهور المؤسسة، ويجب على السكرتير أن يكون ممن يجيدون التعامل مع مختلف الأشخاص وان يكون بشوشا هادئ الأعصاب دائما، يمكنه معالجة الأمور بحكمة وسياسة، وبصفة عامة يكون من الأشخاص سريعي التصرف، حادي الذكاء.



العلاقات الإنسانية:



السكرتير هو وحدة الاتصال في المكتب فالسكرتير يرتبط بعلاقات متعددة مع المدراء أو الرؤساء ومع المرؤوسين ومع الزملاء في العمل إضافة لعلاقاته العامة مع الجمهور وعلى السكرتير أن ينمى علاقاته العامة والإنسانية مع جميع الفئات.



أولا تعامله مع الرؤساء:

تختلف علاقة السكرتير من فئة إلى أخرى أساس العلاقة مع الرؤساء هي الاحترام المتبادل والتقدير حيث يعتبر السكرتير الساعد الأيمن للمدير



الطريقة المثلى لتوطيد علاقات السكرتير مع المدير والرؤساء:



- أن يعمل السكرتير على فهم المدير من جميع الجوانب الشخصية والنفسية والانفعالية وما يرغب به وما لا يرغب به ما يحب وما يكره وذلك يساعد السكرتير على معرفة الطريقة التي تدعم علاقته الإنسانية مع المدير



- أن يعمل السكرتير على اكتشاف هوايات المدير وميوله وذلك من خلال التعامل المستمر لان العلاقات الإنسانية يمكن تدعيمها من خلال الاهتمام المتبادل بالميول والهوايات



- أن روح المجاملة والكياسة التي يجب أن يتمتع بها السكرتير تساعد على تدعيم العلاقات مع الرؤساء والمدراء والابتسامة تساعد على حيوية العلاقات مع الرؤساء بحيث تجعل جو مريح لجميع الأطراف



قيام السكرتير بجميع أعماله بدقة متناهية وإتقان وتلبية جميع متطلبات المدير من المعلومات والاتصالات الضرورية تساعد على تدعيم العلاقة بين السكرتير والمدير




ثانيا: السكرتير وعلاقته مع الموظفين:

أن بناء علاقة وطيدة مع زملاء العمل تجعل من الموظفين في المكتب أسرة واحدة مع وحدة المشاعر والآمال والمشاركة الوجدانية
ويوجد في المكتب عدة مجموعات


- قدماء الموظفين: وهم الموظفين التي مضت على عملهم سنوات طويلة في المكتب وتربط هؤلاء الموظفين مع المدير ذكريات مهنية مشتركة ويتصفون بولاء وانتماء إلى المكتب أكثر من أية فئة أخرى وعلى السكرتير التعامل معهم بتقدير واحترام وتلبية طلباتهم



-مجموعة العاملين في السكرتارية: وهم زملاء عمل واحد وعليه ألا يشعرهم بالتعالِ عليهم أو التميز وان يشاركهم في السراء والضراء ويتجنب الغرور الذي يبعده عن المجموعة وأن يكون خدوما متعاون ملبيا لطلباتهم



- الموظفين الجدد: يحتاج الموظفين الجدد للمساعدة حيث يصعب عليهم الدخول في المجموعة القديمة من الزملاء إلا إذا حاولت المجموعة مساعدته ويجب على السكرتير مساعدة هؤلاء الموظفين على التكيف مع ظروف العمل الجديد وللدخول ضمن المجموعة القديمة من الزملاء



ثالثا: التعامل مع الأفراد من المؤسسات الأخرى:



تعتبر مجموعة النشاطات والجهود لتدعيم العلاقات بين المكتب والجمهور الخارجي لكسب تأييدهم مكونين رأى عام مساند للمؤسسة
والسكرتير هو المرآة التي تعكس صورة المكتب سلبا أو إيجابا في أذهان الجمهور خارج المؤسسة


نوف المتعب

المرجع:


1- http://www.abahe.co.uk/executive-secretarial-and-office-management-enc/ 63197-secretary-and-public-relations.html




2- كتاب }السكرتارية المتخصصة، محمد عامر{

السكرتارية والبريد

البريد الوارد والصـادر

إن الإشراف الكامل على بريد المؤسسة الوارد والصادر عامل هام لأمن معلوماتها ، 

وسلامة محفوظاتها ، وسرعة وصول الأوراق إلى المختصين ، لإجراء اللازم فيها. 

وفي المؤسسات الصغيرة يقوم موظف واحد أو اثنان باستلام البريد الوارد ، 

وتصدير البريد الصادر، وتصنيف الأوراق وحفظها في الملفات، ويتم ذلك كلهم 

بسرعة إذ يتم تسليم البريد الوارد في الحال، كما يتم تصدير الرسائل بسرعة، وتحفظ 

الأوراق يوماً بيوم وفي المؤسسات الكبيرة يقوم إشراف الموظف أو أكثر بإنجاز 

عملية واحدة وتكون جميع هذه العمليات تحت إشراف مدير المحفوظات.

وينقسم البريد كمهمة إلى ثلاث أنواع:-

1- بريد وارد.
2- بريد صادر.
3- متابعة البريد الوارد.


هذا ويمثل البريد الوارد كافة المكاتبات الورقية والمراسلات التي ترد للمنظمة من غيرها من الجهات الأخرى التي تتعامل معها سواء كانت المنظمات أو الشركات أو الأفراد، بينما يمثل البريد الصادر كل ما تعده من مكاتبات وتوجهه إلي غيرها خارج المنظمة، أما المتابعات فيقصد بها متابعة البريد الوارد للتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه في الوقت المناسب والمحدد لإنهائها. وتستنفذ إجراءات التعامل مع البريد الوارد والصادر جزء كبيراً من وقت وجهد الموظفين، مما يتطلب وضع النظم وتحديد إجراءات العمل التي تكفل سرعة وسلامة الأداء مع الاهتمام بتدريب الموظفين لرفع كفايتهم.


وهناك مجموعة من القواعد العامة لإجراءات قيد وتسليم أوراق البريد الصادر والوارد من أهمها:-

•  حتى يسهل متابعة أوراق البريد الصادر والوارد يراعى بقدر الإمكان الإقلال من عمليات القيد ويحسن عدم إعطاء الخطاب الوارد أو الصادر أكثر من رقم.
•  مراعاة تسليم الأوراق للمختص في نفس يوم ورودها أو صدورها.

• تبسيط الإجراءات والإقلال من كثرة التأشيرات، وذلك بتجنب عرض الأوراق على أكثر من مسئول.

• عند تسجيل الأوراق يراعى إعطاء بيان واضح حتى يسهل متابعتها وتحديد المسئولية.

•  يراعي أن يبدأ ترقيم الخطابات بأرقام مسلسلة من أول يناير من السنة، ويستمر الترقيم المسلسل حتى آخر ديسمبر من نفس السنة

المراسلات الواردة:

يجب أن يعمل القسم على وصول المكاتبات إلى الإدارات المختلفة في وقت مبكر ، كما

يجب وضع النظام الذي يكفل المحافظة على مراسلات المنشأة وأموالها إذ قد يدر إليها

شيكات او حوالات بريدية وأشياء هامة او قيمة او حيوية

اجراءات معالجة البريد الوارد:

• استلام البريد يقوم السكرتير أو الموظف المختص باستلام البريد حسب مصادر قدومه
•  من صندوق البريد الخاص بالمنشأة في مكتب البريد
•  من مكتب البرقيات
•  من ناقل خاص )البريد السريع(: فيديكس , دي إتش إل ......
•  من البريد الالكتروني: يتم استلام البريد االلكتروني الخاص بالمنشأة من خلال جهاز الحاسب الالي الموجود لدى السكرتير أو الموظف المختص العميل أو المراجع
•  الفاكس والتلكس

-2 الفرز المبدئي:

يقوم السكرتير بفرز البريد إلى الأنواع التالية :

•  برقيات وبريد الكتروني
• رسائل سرية
•  رسائل عامة )رسمية(
•  رسائل خاصة

-3 فتح الرسائل يدويا أو آليا:

يقوم الموظف بفتح الرسائل العامة والبرقيات والبريد الألكتروني فقط وفي حالة البريد الألكتروني يقوم السكرتير بفتح برنامج outlook واستعراض الرسائل وفي حال وجود رسائلل تخص إدارات مختلفة ووجود شبكة حاسب يقوم بتحويل تلك الرسائل إلى تلك الأدارات مع تزويدد المدير بصورة عنها .



-4 التأكد من محتويات المادة البريدية من حيث:

•  أن عنوان المادة البريدية المستلمة يخص الجهة وإلا تعاد إلى المصدر
•  أن مرفقات المادة البريدية كاملة وفي حال وجود نقص يتم إشعار الجهة المرسلة
•  أن المادة المرسلة موقعة من قبل المرسل وإلا يتم إعادتها للمرسل
•  أن رقم الرسالة الموجود داخل الرسالة هو نفس الرقم الموجود على ظرف الرسالة

-5 ختم البريد الوارد:

- يجب وضع ختم البريد الوارد على وجه المادة المرسلة في الجهة اليسارية السفلية أما في حالة البريد السري فيتم الختم على ظرف الرسالة دون فتحها . يجب أن يحتوي ختم البريد الوارد المعلومات التالية :

· اسم الجهة

· رقم البريد الوارد- التاريخ

· المرفقات

· القسم المحال إليه


-6 عرض البريد على المدير:

يجب وضع البريد المستعجل في الأعلى ويفضل البريد العادي الذي يتكرر مجيئه إلى المكتب في مجموعة مستقلة .


-7 فرز البريد حسب جهات الإحالة:


يقوم السكرتير بفرز البريد حسب جهة الأحالة بشكل مجموعات حسب الإدارات أو الاقسام وذلك بوضع كل قسم أو إدارة في سلة مختلفة عن الأخرى .


-8 تسجيل البريد الوارد:

يقوم السكرتير بتسجيل البريد الوارد في نموذج مكرر ) أصل + صورتين ( وذلك وفقا لما يلي :

•  يسجل بريد كل قسم أو إدارة في نموذج مستقل عن الإدارات الأخرى
•  جميع المواد البريدية عامة أو سرية لكل الأقسام تأخذ رقما متسلسل يبدأ مع بداية السنة وينتهي في نهايتها .
•  البريد السري يجب تسجيله في نموذج البريد الوارد ويمكن الإشارة إلى سرية المادة البريدية في خانة الموضوع .
•  دور السكرتير أو الموظف المختص تسجيل أرقام البريد الوارد والجهة في النموذج

-9 تعبئة خانات ختم البريد الوارد من حيث الرقم والتاريخ وجهة الإحالة والمرفقات

10- تسليم البريد الوارد إلى الإدارات والأقسام :


يقوم الموظف بإرسال البريد الوارد بالإضافة إلى نموذج البريد الوارد مع المراسل ويقوم سكرتير كل قسم أو إدارة بالتوقيع على أصل النموذج واستلام صورة عنه بالإضافة على البريد الوارد له .


1- البريد الشخصي الخاص ال يتم تسجيله وال فتحه إال بإذن مسبق من صاحبه . 

2- معالجة البريد أثناء غياب المدير:

على السكرتير معرفة ما هو الإجراء المطلوب منه اتخاذه حيال البريد أثناء المدير فقد يكون من الضروري إرسال كافة المراسلات التي تتطلب اتخاذ قرارات إلى المدير الأعلى أو نائبه والقيام ببعض الأجراءات الروتينية بخصوص بعض الرسائل.


3- متابعة البريد الوارد:

من خلال القيام ببعض الخطوات لمعرفة ماذا حدث للرسالة القادمة للجهة . تهدف المتابعة إلى تقليل عملية التأخير في الرد على المراسلات وتقليل المتابعة من قبل المرسل فهي تهدف إلى عكس صورة حسنة للمنظمة لدى المرسل أو الجهة المتعامل معها .

البريد الصادر:

يجب على المؤسسة الأهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعا عنها للجهات المصدرة إليها , بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة.

الإجراءات الخاصة بالبريد الصادر:

- يقوم السكرتير بإعداد المادة المرسلة وغالبا ما تكون رد على رسالة واردة أو طلب معلومات من جهة ما . وعند إعداد مسودة الرسالة وعرضها على المدير وموافقته عليها يقوم السكرتير بطباعتها ومراجعتها بحيث تحوي ما يلي :


· البسملة لأن كل عمل لا يبدأ باسم الله فهو أبتر )حديث نبوي(


· اسم الجهة المرسلة

· الرقم

· التاريخ

· المرفقات

· الموضوع وهو عبارة عن ملخص صغير للرسالة

· المرسل إليه وعنوانه

· تحية االفتتاح

· التوقيع



خطوات معالجة البريد الصادر:

1- فرز البريد الصادر إلى مجموعات حسب طريقة الأرسال : بريد عادي , ناقل خاص , برقية...

2- تسجيل البريد الصادر في نموذج البريد الصادر الذي يبدأ برقم متسلسل من بداية العام وينتهي بنهايته .

3- تصوير البريد الصادر : يجب أخذ صورة عن البريد قبل إرساله وذلك لغرض المتابعة ويتم ختم الصورة بخاتم وفق الأصل.

4- وضع العنوان على الظرف:


- يجب وضع عنوان المرسل إليه في الوسط وغلى اليمين

- يجب وضع عنوان المرسل في الأعلى وإلى اليسار .

- ينبغي ترك مسافة للطوابع والأختام في الأعلى جهة اليمين .


-5 طي وإدخال الرسالة في الظرف:

يجب قبل طي الرسالة وإدخالها في الظرف التأكد مما يلي :


· هل العنوان الموجود في الرسالة مطابق للعنوان الموجود على الظرف؟

· هل الرسالة تم توقيعها من صاحب الصالحية؟

· هل مرفقات الرسالة كاملة؟

· هل شكل الرسالة يوحي بالأرتياح والجاذبية؟


-6 تسجيل رقم الصادر على الظرف وفي حالة البريد السري يتم كتابة سري في خانة الموضوع في نموذج الصادر.


-7 تسليم البريد الصادر حسب طريقة توزيعه بحيث يقوم المراسل باستلام البريد الصادر الذي سيتم توجيهه بالبريد العام إضافة إلى نموذج الصادر. وفي حالة البريد السريع يتم الاتصال عليه لاستلامم البريد بعد أخذ توقيعه على نموذج الصادر .



الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر:


· الأختام

· آلات فتح المغلفات

· آلات إغلاق المغلفات

· آلات طي الرسائل

· الات العنونة

· آلات وضع الطوابع

المراجع:

معالجه البريد الوارد للمنشأه - د. نبيهة جابر

كتاب البريد الوارد والصادر / إعداد سيد حسب الله ، محمد الغزالي

كتاب إدارة المكاتب والأعمال المكتبية / مصطفى نجيب شاويش

عمل المتدربة: إيمان الحباس

مفهوم استقبال الزائرين

استقبال الزائرين هو بناء عالقات حسنة وطيبة مع الزائرين وإظهار الاهتمام بهم والترحيب بهم بحفاوة.

يعد استقبال الزائرين أيضا من الأنشطة الأساسية لأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب، ويعول عليه كثيرا في نجاح المديرين وقيامهم بأعمالهم بشكل منظم ومرتب.

العوامل التي يجب مراعاتها عند استقبال الزائرين:

- الترحيب بهم.

- إظهار الحفاوة بهم.

- الاهتمام بمصالحهم.

-العناية بهم حتى انتهاء الزيارة.

-الإنصات وحسن الاستماع لهم.

-اللباقة والدبلوماسية في التعامل معهم.

-عدم الخوض معهم في أحاديث جانبية.

- توفير متطلبات الزيارة حسب التعليمات المتبعة.

من أنماط الزوار

الزائر الصديق:

•حلو الحديث •مـــرح •سهل المقابلة •يتقبل نصيحة مقدم الخدمة •كثير الكلام •غير منظم

كيفية التعامل معه:

•اللباقة والبراعة في توجيه دفة الحديث. •محاولة عدم التطرق للموضوعات الخاصة أثناء العمل.

•منحه الثقة ومحاولة إنهاء الحديث بلباقة بالتظاهر بالانشغال.

الزائر الصامت:

•يصعب معرفة ما بداخله. •واثق من نفسه. •خجــول. •صعب التفاهم معه.

كيفية التعامل معه:

•الهدوء وعدم الانفعال. •محاولة بدء النقاش معه بالأشياء التي يرغب التحدث فيها. •إذا امتنع عن الحديث أوجد له بعض الأسئلة التي تشجعه على الحديث.

الزائر الثرثار:

•الكلام لا ثمن له لديه. •يشرك الغير في حديث يخص العمل. •غير منطقي في الرد أو الحديث.

•ال أهمية للوقت لديه. •يتصرف عكس العميل الصامت تماما. •يتحدث كثيرا عن موضوعات غير موضوعات العمل.

كيفية التعامل معه:

•الاستماع إليه بعناية دون التمادي في ذلك. •محاولة التدخل أثناء حديثه للوصول لنتيجة محددة. •قدم له الأدلة والبراهين للتدليل على صدق ما تقول. •تصرف بلباقة المقابلة في أقصر وقت ممكن.

                الزائر المتشكك:

•ينتقدك بال مناسبة. •لا يأخذ أقوالك قضية مسلما بها. •غير لبق. •لا يثق بك أو بمؤسستك.

كيف تتعامل معه:

•حافظ على هدوئك وأنصت له. •لا تنفعل وكن صبورا. •لا تأخذ الأمور على أنها تمسك شخصيا.

•حاول أن تتعرف على الأسباب التي جعلته يتشكك فيك وفي مؤسستك وأن تزيل ما لديه من معلومات خاطئة مع تقديم الأدلة والبراهين على صدقك.

الزائر الخشن المعاملة:

•يغضب بسرعة -مندفـــع -متمسك بآرائه. •متوتر الأعصاب -عدواني -متصلب الرأي. •يريد أن يترك انطباعا بأهميته-ال يهتم بك أو بمؤسستك. •يستخدم أسلوب التجريح -لديه غرور في نفسه.

•كيف تتعامل معه:

•التميز بالسلوك الهادئ والرزين وتجنب الانفعال. •أن تمنحه وقتا كافيا للتفكير وإبداء آرائه بحرية. •حاول استدراجه في الحديث عندما يظهر اهتماما بما تقول. •أظهر له أهميته واهتمامك به شخصيا.

الزائر العملي الإيجابي

•يميل إلى الجد -حاسم في معالجته الأمور. •يقدم اقتراحات باستمرار-متحمس دون كلل. •صريــح -كثير الأسئلة-يصغي باهتمام. •مفاوض فعال -متوقد الذهن.

كيف تتعامل معه:

•أن يكون شاغل الوظيفة الإدارية منصتا فعالا. •أن يظهر الإعجاب بما يسمعه من محدثه. •تشجيعه على الاسترسال في الحديث وإظهار أنك تتزود منه بالمعرفة. •حاول أن تجيب على أسئلته بدقة وموضوعية.

تنظيم زيارة الضيوف والوفود القادمين من الخارج:

قد تتطلب أعمال المنظمة الإدارية وعلاقاتها بمنظمات أخرى زيارة وفود وضيوف آخرين قادمين من خارج المدينة أو الدولة، وفي هذه الحالة قد يكون المدير المكتب دور في تنظيم تلك الزيارة، وإن كان الأمر هناك يتعلق بإدارة العالقات العامة، بإعداد برنامج زيارة متكامل للمنظمة وأقسامها المختلفة إضافة إلى زيارة بعض الأماكن والمعالم السياحية والتاريخية في المدينة أو حضور بعض المناسبات الوطنية، وقد يكون للسكرتير أو مدير المكتب فرصة المشاركة في عضوية تنظيم لهذا الغرض مثل لجنة الاستقبال اللجان التي تنشئها المنظمات الإدارية خصيصا والمراسم، لجنة العالقات، لجنة الفنادق، لجنة النقل والمواصلات ..الخ، ويتمثل دور السكرتير أو مدير المكتب بحسب عضويته في هذه اللجنة، أما إذا كان الوفد في زيارة خاصة للإدارة أو القسم الذي يعمل به مدير المكتب أو السكرتير فإن دوره يتمثل في الاستقبال والترحيب بالوفد والضيوف، وتقديم كافة المعلومات عن القسم في حالة التنسيق المسبق مع العالقات العامة.

المراجع:

1-      كتاب إدارة وتنظيم المكاتب الحديثة لسيد حجاج بدر.

2-      http://www.albatran.com/vb/showthread.php?t=11469

شهد الجوهي