أهمية إدارة وتنظيم المعلومات للسكرتير

التنظيم وسيلة يمكن من خلالها تنسيق جهود وقدرات ومواهب الأفراد لضمان تحقيق الأهداف. لا أحد يستطيع أن ينكر أن التنظيم للمعلومات وحفظها في ملفات له أهمية كبيرة في نجاح السكرتير في حياته العملية.

فهناك عدة طرق لضمان حفظ المحفوظات وعدم تلفها أو ضياعها، وهي:

· التنظيم الفني للمحفوظات

· التصنيف 

· الترتيب 

· إعداد الفهارس

أولا: التصنيف
تعريف التصنيف *

التصنيف هو تقسيم المستندات إلى مجموعات متماثلة تجمع كل منــها صفة مشتركة، ذلك تمهيدا لترتيبها وحفظها تحت تسمية واحدة تدل عليها. ومن الأمثلة عليها:

1. التصنيف الجغرافي. 2. التصنيف الموضوعي . 3. التصنيف الشكلي. 

ثانيا: الترتيب
تعريف الترتيب*

هو عبارة عن تنظيم المستندات بطريقة معينة ليسهل الرجوع إلى أي منها في اقل وقت وبأدنى جهد. ومن طرق التدريب:

1. الترتيب التاريخي. 2. الترتيب الهجائي. 3. الترتيب الرقمي.


ثالثاً: الفهرسة
*تعريف الفهرسة
أداة نستطيع من خلالها الوصول في سهولة ويسر إلى بيانات ومعلومات تم تصنيفها وترميزها وترتيبها. تضم العناوين والاسماء والملفات:

1. فهرس السجل. 2. فهرس المطبوع. 3. فهرس البطاقي.

المراجع:

http://17february.ahlamontada.com/t27-topic

-ملزمة تنظيم المعلومات للأستاذة فاطمة الشريم

رهف المعجل

السكرتيرة ومهارات الاتصال الهاتفي

امتاز الاتصال الهاتفي بالسرعة بالإضافة يعطى فرصة للمتحدثين بالنقاش والأخذ والرد كما أصبح في وقتنا الحاضر ومن أهم وسائل الاتصال.

الصفات الواجب توفرها في السكرتير الاتصال الهاتفي؟

1.     الصوت الجيد المعبر بخفض صوته تكون الفاضة واضحة للسمع.

2.     المجاملة حتى يشعر المتصل بالترحيب.

3.     الوضوح والانطلاقة  

4.     البساطة في استخدام اللغة.

5.     المهارات الرد على المكالمات لابد العمل في أدب للاستخدام الهاتف عند الحديث وعند الرد.

6.     لابد من إجادة استخدام الأجهزة.

قواعد استخدام الهاتف؟

1.     رد على التليفون فورا ولابد إعلان اسم الشركة والإدارة واسم الشخصي.

2.     أن يكون مهذبا ودودا.

3.     أتحدث في وضوح .

4.     إذا كان الشخص المطلوب غير موجود لابد من سأل المتصل إذا كان يرد ترك رسالة له أو يعيد الاتصال به .

5.     إذا أراد ترك رسالة لابد من تأكد من اسمه ورقم تليفونه قد دونت بالسجل الخاص للمكالمات.

6.     إذا وجهت بمكالمة بالخطاء فأعتذر واعد التوجيه مرة أخرى.

بعض نصائح عامة للاستخدام الهاتف؟

1.     لا بد وضع الهاتف في الجهة ليسرى  لكي يسهل عليك الرد لان اليد اليمنى تكتب البيانات.

2.      كن حريصا وجود السماعة في مكانها الصحيح .

3.     في حالة غياب المدير لابد من تسجيل المكالمة وذكر اسم المتصل ورقم هاتفه وزمن الاتصال.

4.      لا تنسى بالاحتفاظ بدفتر دليل الهاتف لنفسك لأكثر الأرقام الهاتف المستعملة في مؤسسة.

5.      ضع اعتبارا أنت لأتمثل نفسك ولكن أنت تمثل المؤسسة ومديرك.

((  كما يحكم المتصل على معاملة السكرتير كونها ممثلة للمنشأة الذي قامت بتوظيفها إذا لم يلقي المتصل تحيه واضحة مهذبة سوف يميل له فكرة سيئة عن المنشاة بكاملها وعلى السكرتير أن تكون مهذبة ، ودوده,حسنة التقدير)).

المراجع: 

vtc-an-yasmin.blogspot.com/

اعمال  السكرتارية / جون هاريسون.

لولوة التركي

السكرتير والاجتماعات

    يكون الاجتماع في لقاء بين أكثر من شخص في مكان وزمان محددان للتشاور وتبادل الآراء في موضوع معين أو حل مشكلة ما لاتخاذ قرار بشأنها.

    وتعتبر الاجتماعات أجدى وسائل الاتصال الهامة في المنشآت على اختلاف أنواعها، والاجتماعات مهما اختلفت صورها وأشكالها واهدافها، فإنها تعمل وتساعد في الوصول الى قرارات معينة بالنسبة لبعض المسائل والمشاكلات، وتعتبر في الوقت نفسه اسلوبا لتوصيل المعلومات والبيانات والخبرات بين الافراد على اختلاف مستوياتهم الادارية.

وتكمن أهمية الاجتماعات في الأمور التالية:

· جماعية القيادة.
· توفر عدة اشخاص يشاركون في طرح الآراء – أي التعاون بين الأعضاء –.
· التنسيق بين الادارات المختلفة، من حيث وجهات النظر وطبيعة الاعمال.
· تساعد الاجتماعات على الدراسة العلمية للموضوعات المطروحة بساط البحث.
· تساهم في النمو المهني للأعضاء المشاركين في الاجتماعات، وكذلك تزيد من معارفهم العلمية والثقافية. 

    ولكي يكون الاجتماع ذا قيمة وإنتاج ويستفاد منه لابد من وجود الإعداد له قبل بدئه وحسن الإدارة أثناءه والمتابعة فيما بعده، وعلى هذا النحو يمكننا أن نقسم دور وعمل السكرتير في إدارة الاجتماعات:

1. دور السكرتير قبل الاجتماع: 

· تحديد موعد الاجتماع ومكانه، وإعداد جدول أعمال الاجتماع طبقاً لتعليمات الرئيس.
· إعداد الدعوة للاجتماع وارسالها للأعضاء قبل موعد الاجتماع بوقت كاف.
· التأكد من صلاحية قاعة الاجتماع، والتأكد من عدد المقاعد، توافر جميع وسائل الراحة، أجهزة التسجيل أو مكبرات الصوت والتأكد من صلاحيتها للعمل، وتأمين الأدوات الكتابية اللازمة.
· تحضير الاوراق والمستندات والملفات والإحصاءات التي قد تلزم اثناء الاجتماع. 

2. دور السكرتير اثناء الاجتماع:

· تسجيل اسماء الحاضرين للاجتماع واسماء الغائبين والمعتذرين.
· تلاوة محضر الاجتماع السابق، واخذ الموافقة عليه، او تسجيل أي اعتراض على بعض النقاط.
· تسجيل وقائع الاجتماع، القرارات التي يتوصل اليها المجتمعون باختصار ومن غير اخلال بالمعنى.
· أن يكون متيقظا لكل ما يدور في الجلسة، وأن يكون الساعد الأيمن لرئيسه لتذكيره ببعض المعلومات.

3. دور السكرتير بعد الاجتماع:

· أن يعيد قاعة الاجتماعات إلى وضعها الطبيعي، بعد انتهاء الجلسة.
· التأكد من أن كافة الاوراق والمخلفات التي قد يتركها الاعضاء قد اعيدت لأصحابها.
· كتابة محضر الاجتماع فورا بعد الاجتماع حيث تكون جميع وقائع وتفاصيل الجلسة لا زالت ماثلة في ذهن السكرتير.
· اعتماد – توقيع – محضر الجلسة بعد كتابته من الرئيس، ثم القيام بطباعته وارساله للأعضاء لدراسته.
· يقوم بنسخ القرارات الخاصة بكل ادارة او هيئة ويرسلها اليها للتنفيذ مع الاحتفاظ بصورة من كل نسخة في ملفاته.

المصادر والمراجع 

· كتاب السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب – أحمد محمود عبد الرب – مكتبة معهد الإدارة العامة.
· http://sst5.com/readArticle.aspx?ArtID=9&SecID=17
· http://www.mawhopon.net/?p=2407

إعداد الطالبة: روابي الصفيان

السكرتير وإدارة الوقت

الوقت من ذهب، لذا يتحمل السكرتير مسئولية التأكد من كون الوقت الذى يمضيه في العمل وقتاُ منتجاُ، وتعتبر القدرة على إستغلال الوقت بكفاءة وفعالية واحدة من أعظم المهارات التي يمكن لسكرتير المكتب إمتلاكه، فهو في أمس الحاجة لأن يكون مدركاً للأشياء التي تؤثر على كمية ونوعية العمل الذي يؤديه، كما أنه في حاجة لأن يكون قادراً على تحديد الأولويات والتخطيط لنشاطاته بذكاء.
أهمية إدارة الوقت:                              

1. رفع الإنتاجية والسرعة في إنجاز المهام.

2. إيجاد حلول سريعة للمشاكل بجهود أقل.

3. تحقيق الاستقرار بشتى المجالات سواء النفسية أو العاطفية أو الاجتماعية.

4. تساعد إدارة الوقت على تحسين نوع العمل وإنجازه بوقت قياسي وبالتالي الحصول على نتائج أفضل.


التعرف على ((مضيعات الوقت)) ليمكن التخلص منها للمساعدة على زيادة الإنتاج.
مضيعات الوقت:
1. إستخدام الهاتف في مكالمات مطوله.

2. زائرو المكتب.

3. العمل الورقي.

4. الأزمات وأثرها في ضياع وقت العمل بالمكتب.

5. إنتظار الآخرين.

6. تأجيل القيام ببعض الأعمال من حين لآخر.

7. المهام المتكررة (العمل لروتيني وكيفية التغلب عليه).


متطلبات تنظيم الوقت

إن تنظيم وإدارة الوقت لا تختلف عن تنظيم وإدارة العمل وبالتالي فإن تنظيم وإدارة الوقت تتطلب من السكرتير القيام بما يلي:

1. تحديد الواجبات والأنشطة التفصيلية التي يقوم بها مؤدى الخدمة.

2. دراسة وتحليل هذه الأنشطة لمعرقة مواطن الازدواج والتدخل للتخلص منها.

3. وضع خطة عمل زمنية يتم أداء الخدمة من خلالها بشكل أفضل لكل نشاط من أنشطة العمل.


بعض الحقائق المتعلقة بالوقت:
1. يتميز الوقت بأنه لا ينتظرك حتى تستخدمه، فإما أن تدعه يمر او تستخدم كل دقيقة منه.

2. الوقت شيء محدد، يتميز من حيث المرونة بالجمهور لا يمكن أن تزيد منه.

3. لا يمكن تعريض الوقت، فاليوم الذي يضيع لا يمكن تعويضه.

4. ليست هناك عينات مجانية للوقت فكل دقيقة لها تكلفة حقيقية.


وبعض النصائح تساعد السكرتير لإدارة الوقت:
للسيطرة السكرتير على وقته في العمل حاول التحكم في الأمور التالية:

1. التعامل مع الأعمال الورقية.

2. مهارة القراءة.

3. تفويض الأعمال للآخرين.

4. التخطيط للوقت.


ومن مهارات السكرتير الناجح يكون متمكن من إدارة وتنظيم الوقت في المكتب وفي أعماله اليومية.



المراجع

· إدارة وتنظيم المكاتب الحديثة، سيد حجاج بدر.


· http://mawdoo3.com/%D9%85%D9%81%D9%87%D9%88%D9%85_%D8%A5%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%A9_%D8%A7%D9%84%D9%88%D9%82%D8%AA

زينب سلمان المرزوق 

مظهر السكرتير الشخصي

            يعتبر السكرتير المساعد الأيمن للمدير، وهو الصورة التي تعكس سمعة المكتب أمام المراجعين والزوار. ان معظم الزوار والمراجعين لا يحكمون على المكتب الذي يظهر فيه السكرتير امام الجمهور والمراجعين إضافة الى الزملاء والمدير من الأهمية بحيث أن يؤخذ في الاعتبار. فيما هو المظهر الأمثل الذي يجب أن يتمتع به السكرتير ليعطي أفضل صورة لمن يتعاملون معه؟

الصفات الجسمية: ان غالبية الصفات الجسمية موروثة لا سيطرة للسكرتير عليها ويجب على كل من سيعمل في مجال السكرتارية ان يتمتع بصفات جسمية عادية خالية من العاهات غير العادية.

الصفات الصحية: يجب على السكرتير ان يعتني بصحته جيدا وان يتمتع بصحة جيدة تساعده على أداء واجباته الأساسية دون تعطيل اعمال المدير والمكتب.

النظافة: أي ان يعتني السكرتير بنظافة ملابسة مع الاهتمام بنظافة الجسم وتقليم الاظافر وتسريح الشعر ونظافة الشعر، أضافة الى تلميع الحذاء.

الملابس: ان الملابس المكتب تختلف عن ملابس الشخص خارجه، ويجب ان تكون ملابس السكرتير متناسقة الألوان وان لا يظهر الطاووس باستعمال الملابس الزاهية الألوان. فملابس المكتب عادية تليق بمكان العمل.

التجميل: المكتب هو المكان الذي يمارس فيه المهمات وينجز فيها السكرتير المهارات الأساسية المطلوبة منه. كما انه المكان الذي يستقبل فيه السكرتير الجمهور والزملاء والمدراء. لذلك يجب ان يظهر السكرتير بمظهر عادي دون تكلف وتصنع مع الاهتمام بكيفية استعمال المساحيق بشكل خفيف.

اعتقد ان السكرتارية من أهم الوظائف التي تعتمد على الشخصية أكثر من المنظر ولو بنسبة قليلة للأسباب التالية:

عندما يواجه السكرتير مشكلة معينة فان الحل لا يكون في المظهر بل في الشخصية التي يتصف بها السكرتير والمهارات التي يمتلكها من اجل تجاوز هذه الأزمة.

غالبا ما يكون الجمال والمظهر ذا صفة مؤقتة وغير دائمة ولهذا فان الشخصية اللبقة والأنيقة تستحوذ على انتباه وروح العميل عندما يأتي للشركة.

عندما يأتي العميل للشركة فانه لا يبحث عن الجمال والمظهر لأنه من الممكن ان يجد مثل هذه المواصفات في المولات والأسواق الأماكن العامة ولكنه أتى الى هذا المكان ليحصل على معلومة معينة وليس على مظهر.

مع التنبيه الى أن للجمال مواقع معينة يجب على الشركة ان لا تتجاهلها مثل شركات التجميل والكوافير وغيرها من المحال التي ترتبط بالجمال بشكل كبير.

المراجع:

·       https://www.bayt.com/ar/specialties/q/127437/هل-السكرتاريه-تعتمد-على-المظهر-ام-الشخصيه

·       إدارة وتنظيم الكتب الحديثة، سيد حجاج بدر،ص174

ابتسام رابح

السكرتير ومهارات الاتصال الفعال 

هنالك برتوكول معين لسكرتير من ناحية التعامل الفعال لسكرتير مع المراجعين. فلا يقتصر عمل السكرتير على اعداد التقارير واستقبال الزوار واعداد الاجتماعات وكتابة الرسائل والمذكرات فلابد ان يكون السكرتير ملم بجميع الجهات العملية في عملة ليكون سكرتيرا نجاحا.

        هنالك عدة خطوات ونقاط ومبادئ لابد لسكرتير ان يتبعها عند التعامل مع الأشخاص

 المحطين به في عمله وأيضا المراجعين هــذه القواعد والــــنقاط ان دلــت علـــى شيء فهـــي تــدل 

على الخلق السليم وحسن التعامل، منها:

·     التحية والمصافحة (كما هو معروف فان التحية والمصافحة هي اول بادرة في أدأب السلوك

بين الافراد، لذا يجب التحية ان تكون مصاحبة بابتسامة)

·     الضحك ولابتسامة (وهي تعبر على الذوق وهي جدا ضرورية خصوصا للزوار فهي تدخل

 السرور على أنفسهم وتظهر لهم حسن الاستقـــبال عوضاً عن أنها ترفع من مكانه المـــــكان إذا 

الشخص المبتسم يشتغل في الاستقبال).

·     الشكر والاعتذار (في بيئة العمل او غير العمل من المعروف جدا ان الاعتذار عادة لبقة جدا عند 

التأخر او التأجيل لعمل ما او الغلط وأيضا الشكر والتقدير لشخص عند حضوره او تقديمه لخدمة ما

 عادة راقيه جدا)

                                                                               فاطمة محمد غوير

• ·         إدارة وتنظيم الكتب الحديثة، سيد حجاج بدر.
• https://www.bayt.com/ar/specialties/q/22226/